W9-Formular ausfüllen - Schritt-für-Schritt-Anleitung (2024)

Die Steuerzahler sind ein wichtiger Teil der Wirtschaft eines Landes. Auch die US-Regierung verfügt über verschiedene Instrumente, um die rechtzeitige Abgabe der ITR durch seine Steuerzahler sicherzustellen. Um den Überblick über sämtlich Informationen und Daten der Steuerzahler zu behalten, ist das W9-Formular eine große Hilfe. Dieses Dokument ist ein formelles Instrument zur Erfassung und Übermittlung persönlicher Daten an die zuständigen Behörden. Die Steuerpflichtigen müssen das Formular mit den korrekten Angaben ausfüllen und diese bescheinigen. Im folgenden Artikel erfährst du, wie du das W9 Formular ganz einfach ausfüllen kannst.

Was ist das W9-Formular - Antrag auf Erteilung einer Steuerzahler-Identifikationsnummer und Bescheinigung

Das W-9-Formular ist ein Rechtsinstrument der US-Regierung, um die Daten der Steuerzahler zu erfassen. Das Formular trägt die offizielle Bezeichnung „Request for Taxpayer Identification Number and Certification“. Es wird im US-Einkommenssteuersystem von einer dritten Partei verwendet, um einen Antrag auf eine Steuererklärung bei der IRS einzureichen.

Das W-9-Formular verlangt wichtige Angaben zum Steuerzahler wie Name und Adresse sowie Informationen zur Identifikation des Steuerzahlers. Dazu gehören in der Regel eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer oder eine Sozialversicherungsnummer. Es ist jedoch nicht erforderlich, das Formular an die Steuerbehörde zu schicken.

Stattdessen bewahrt die Person, die die Steuererklärung einreicht, diese als Nachweis für zukünftige Überprüfungen auf. Die Angaben im W-9-Formular und ihre Zahlungsbelege werden im Formular 1099 aufgeführt. Das Formular ist für eine Reihe von rechtlichen, finanziellen und beruflichen Nachweisen nützlich.

W9-Formular für Einzelpersonen vs. für Unternehmen

Wie bereits erwähnt, gibt es mehrere Anwendungsszenarien für W-9-Formulare. Die häufigsten Situationen sind individuelle Anträge und geschäftliche Vereinbarungen. Du kannst W9-Formulare als Einzelperson ausfüllen, um beispielsweise Steuerrückerstattungen zu vermeiden oder Kundenvereinbarungen mit einem Finanzinstitut treffen.

Der Zahler ist verpflichtet, auf bestimmte meldepflichtige Zahlungen Quellensteuern für die US-Steuerbehörde, dem Internal Revenue Service, einzuziehen. Als Zahlungsempfänger kannst du das W9-Formular ausfüllen, um zu bestätigen, dass du nicht zum Steuerrückbehalt verpflichtet bist. Du bist dann berechtigt, die volle Zahlung von deinem Zahler zu erhalten. Auf der Website der IRS findest du ausführliche Anweisungen zum Ausfüllen des W9-Formulars für Einzelpersonen.

Das W9-Formular ist auch für Unternehmen ein glaubwürdiges Dokument. Vereinbarungen zwischen Unternehmen und Auftragnehmern hängen weitgehend von diesen Formularen ab, wenn es um die Überprüfung von Informationen über die Parteien geht. Unternehmen verwenden das W9-Formular in der Regel, um die notwendigen Informationen von den angeheuerten Auftragnehmern anzufordern. Angaben wie die Adresse und die TIN des Auftragnehmers, die im W-9-Formular aufgeführt sind, werden von den Unternehmen zum Ausfüllen der Formulare 1099 und 1099-MISC verwendet.

Wie lade ich das W-9-Formular herunter?

Du kannst die W9 Formularesowohl in physischer als auch in elektronischer Form anfordern. Moderne Unternehmen richten in der Regel ein System für die faxbasierte und elektronische Einreichung von W9-Formularen für ihre Zahlungsempfänger ein. Um das Formular über das elektronische System auszufüllen, muss der Antragsteller es von der offiziellen Website der IRS herunterladen.

Die IRS-Website bietet kostenlose W9-Formulare im PDF-Format an. Die Zahlungsempfänger können das Formular ausfüllen und ihre elektronische Unterschrift mit einem PDF-Editor hinzufügen. Für einige bestimmte Kategorien von W9-Formularen sind keine elektronischen Unterschriften erforderlich. Unternehmen, die sich auf das elektronische Einreichungssystem verlassen, sollten allerdings auf einige Aspekte achten.

Der IRS verlangt nicht, dass die W9-Formulare auf seiner offiziellen Website eingereicht werden. Das elektronische System muss jedoch in der Lage sein, Ausdrucke der heruntergeladenen und ausgefüllten W9 Formulare zu erstellen. Diese können von der IRS in bestimmten Situationen angefordert werden. Außerdem sollte es die hinzugefügte elektronische Unterschrift mit dem im Formular genannten Namen des Zahlungsempfängers abgleichen.

Wann muss ich das W9-Formular ausfüllen?

Dein Arbeitgeber oder das Unternehmen, das für deine Bezahlung verantwortlich ist, kann dich auffordern, ein W9 Formular auszufüllen. Der IRS verpflichtet deinen Arbeitgeber nicht, diese Formulare auszufüllen. Die Informationen, die du zur Verfügung stellst, werden gespeichert und für die Erstellung zukünftiger Steuererklärungen verwendet. Zu den wichtigsten Anforderungen gehört das Ausfüllen von Einträgen in den Formularen 1099 oder 1098. Eine weitere Anwendung der W9-Formulare ist die Ermittlung der Bundessteuer, die auf Zahlungen von Arbeitnehmern erhoben wird.

Möglicherweise musst du W9-Formulare für Unternehmen ausfüllen, die es für notwendig erachten, Informationen über ihre Mitarbeiter an die IRS zu melden. Dazu gehören die Zahlungen, die du für die Erbringung von Dienstleistungen als unabhängiger Auftragnehmer erhältst, die Zahlung von Hypothekenzinsen, die Überweisung von Geldern auf IRA-Konten usw.

Es gibt einige besondere Situationen, in denen du ein W9-Formular ebenfalls ausfüllen lassen solltest. Wenn du ein unabhängiger Arbeitgeber bist, der mit Freiberuflern und Auftragnehmern arbeitet, ist das W9-Formular eine Notwendigkeit. Das Konzept gilt auch für Geschäftsbereiche. Vielleicht arbeitest du für eine Organisation, die kleinen Unternehmen und Einzelpersonen mehr als 600 US-Dollar für erledigte Aufträge zahlt.

Wenn du diese Personen nicht angestellt hast, musst du aus steuerlichen Gründen ein W9-Formular von ihnen einholen. Deine Organisation muss keine Einkommenssteuern einbehalten oder Medicare- und Sozialversicherungssteuern für Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer abführen. Deshalb muss die IRS Informationen über deine Zahlungsempfänger haben.

Die Daten helfen der IRS, den Überblick über aufstrebende Steuerzahler zu behalten. Du kannst die W-9-Formulare ausfüllen und bereithalten, um am Ende des Geschäftsjahres Zahlungsmeldungen an den IRS zu senden. Bevor du die Informationen einreichst, musst du sicherstellen, dass dein Freiberufler oder Auftragnehmer die richtigen Angaben gemacht hat.

Vergewissere dich, dass alle notwendigen Informationen in den exakten Feldern enthalten sind. Dazu gehören der Name der Privatperson oder des Unternehmens, die Steuerklasse, die vollständige Postanschrift und die TIN des Zahlungsempfängers. Du kannst auch auf der Website des IRS nachsehen, wie du eine W-9 für ein Unternehmen ausfüllst.

Der beste All-in-One PDF Editor und Konverter

Du kannst deine W9 Formulare auch elektronisch ausfüllen, indem du ihre PDF-Versionen von der offiziellen IRS-Website herunterlädst. Auf dem Softwaremarkt gibt es eine Vielzahl von PDF-Editor-Programmen, mit denen du die heruntergeladenen Formulare ausfüllen und mit Unterschriften versehen kannst. UPDF für Windows und Macwird jedoch von vielen Nutzern bevorzugt, um diese Aufgabe effektiv anzugehen.

Die Software verfügt über eine umfangreiche Bibliothek von PDF-Anpassungen, die eine hochwertige und schnelle Bearbeitung von W9-Formularen ermöglichen. Seine saubere Oberfläche und die fortschrittlichen Funktionen ermöglichen eine nahtlose Bearbeitung, ganz so, als ob du ein normales Word-Dokument ändern würdest. Mit dem Tool kannst du PDF-Text entfernenund hinzufügen sowie die Texteigenschaften nach Belieben anpassen.

Es gibt Optionen, um die Schriftart, den Schriftstil, die Größe, die Farbe und das Schriftbild des Textes zu ändern. Du musst die PDF-Datei nicht verlassen, da die Software eine direkte Anpassung ermöglicht.

Das Programm ist zudem ein hervorragender PDF-Konverterund unterstützt alle gängigen Dateiformate für die Umwandlung von PDF-Dateien. So kannst du PDF-Dateien blitzschnell in Word, Excel, RTF, PowerPoint, CSV, XML, Text, HTML und andere Formate umwandeln. Layout und Format des konvertierten PDFs werden mit 100%iger Integrität beibehalten, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Natürlich kannst du mit UPDF auch W9 Formulare ausfüllen, markieren, unterstreichen oder Kommentare und digitale Unterschriften in sie hinzufügen.

Wie füllst du das W9-Formular mit UPDF aus?

Mit UPDF kannst du W9 Formulare mit gespeicherten Informationen wie Namen, Adressen, Zahlungsdetails usw. ausfüllen. Hier erfährst du, wie du das Problem in ein paar schnellen Schritten lösen kannst:

• Schritt 1: Starte „UPDF“ auf deinem Computer.
• Schritt 2: Öffne die Datei des W9-Formulars, indem du auf „Datei öffnen“ klickst.
• Schritt 3: Wenn das W-9-Formular in UPDF geöffnet ist, fang an, es auszufüllen.
• Schritt 4: Klicke auf „Speichern“ im Feld „Speichern unter Sonstige“ auf der rechten Seite.

Hinweis: Mit UPDF kannst du nicht nur das PDF-Formular ausfüllen, sondern auch das Formular unterschreiben.

Video-Tutorial zum Ausfüllen eines PDF-Formulars

Häufige Fehler, die du beim Ausfüllen des Formulars W-9 vermeiden solltest

Unternehmen und einzelne Arbeitgeber müssen W9-Formulare ausfüllen, um die Daten ihrer Zahlungsempfänger festzuhalten. Die Informationen werden benötigt, um in Zukunft Steuererklärungen zu erstellen. Die Angaben können auch von der IRS angefordert werden, um die persönlichen Daten der Steuerzahler zu aktualisieren und zu pflegen.

Das Ausfüllen der W9 Formulare ist einfach und schnell erledigt, aber es gibt dennoch einige häufige Fehler, die bei ihrer Bearbeitung auftreten könnten. Im Folgenden wollen wir uns die häufigsten Fehler ansehen, die du beim Ausfüllen der W9 Formulare vermeiden solltest:

• Vernachlässigung der Grundlagen

Beim Ausfüllen des W9-Formulars werden einige grundlegende Angaben wie Name, Adresse und Steueridentifikationsnummer benötigt. Vergewissere dich, dass du diese Informationen überprüft und vorliegen hast, bevor du das Formular ausfüllst. Das Fehlen dieser Daten kann dazu führen, dass das Formular abgelehnt wird. Vergiss nicht, die digitale Unterschrift des Zahlungsempfängers in das entsprechende Feld einzutragen.

• Tippfehler

Tippfehler sind ein häufiges Ärgernis beim Ausfüllen der W9 Formulare. Achte darauf, dass du Namen und Adressen in der genauen Schreibweise angibst. Es ist besser, wenn du diese Angaben mit einem amtlichen Ausweis verifizierst. Änderungen an solchen Fehlern können später schwierig sein und dazu führen, dass dein W9-Formular vom IRS abgelehnt wird.

• Falsch identifizierter Zahlungsempfänger

Dies ist ein weit verbreiteter Fehler beim Ausfüllen von W9-Formularen für LLCs. Die meisten von uns wissen nicht genau, welche Informationen genau in das Feld „Vollständiger Name“ eingegeben werden müssen. Formularausfüller geben in diesem Feld oft ihren LLC-, DBA- oder Handelsnamen an. Der Fehler führt zu einer TIN-Mismatch-Meldung und dein W9-Formular wird abgelehnt. Der IRS-Leitfaden zum Ausfüllen eines W9-Formulars für eine LLC ist in dieser Hinsicht hilfreich.

• Falsche Platzierung von Einträgen

Es ist wichtig, dass du die richtigen Angaben an den richtigen Stellen in dein W-9-Formular einträgst. Vergewissere dich, dass Name, Adresse, Zahlungsinformationen usw. in den dafür vorgesehenen Zeilen angegeben sind. Du kannst die Hilfe einer Steuersoftware in Anspruch nehmen, um diese Angaben genau zu machen.

Fazit

W9-Formulare spielen eine wichtige Rolle bei der Pflege der Informationsdatenbank von Steuerzahlern in den USA. Die Aufzeichnungen helfen dabei, künftige Steuererklärungen einzureichen und Probleme zu vermeiden, wie z. B. einbehaltene Arbeitnehmerzahlungen. Das Formular ist sowohl in physischer als auch in digitaler Form erhältlich, um den Steuerpflichtigen die Arbeit zu erleichtern. Du kannst die PDF-Version der W9 Formulare von der offiziellen IRS-Website herunterladen. Beim Ausfüllen der W9-Formulare solltest du außerdem darauf achten, häufige Fehler zu vermeiden.

Um W9-Formulare elektronisch zu bearbeiten und mit digitalen Signaturen zu versehen, sind PDF-Editor-Tools werden benötigt. Betrachtet man die aktuellen Trends auf dem Softwaremarkt, so erfreut sich der PDF-Editor UPDF der wohl größten Beliebtheit bei den Nutzern - was anhand seiner fortschrittlichen Funktionsbibliothek auch nicht weiter verwunderlich ist. Probiere es jetzt aus!